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La tenue des comptes de la copropriété

Publiée le 23/12/2014

La tenue des comptes de la copropriété est confiée au Syndic. Ce dernier doit depuis 2007, tenir une comptabilité d’engagement, ou en partie double.

Chaque écriture s’enregistre au débit d’un compte, puis au crédit d’un autre compte. Débit et crédit sont d’un montant identique.

Charges et produits se distinguent en fonction des opérations courantes ou des travaux et ou opérations exceptionnelles. Leurs enregistrements dans la comptabilité s’effectue au moment de leur engagement et non pas à l’encaissement ou au décaissement.

Le syndic a l’obligation de tenir une liste des comptes en respectant une nomenclature imposée par le législateur. Il respecte ainsi une numérotation et un classement de comptes et de sous comptes:

- Classe 1 : provisions, avances, subventions, emprunts.

- Classe 4 : copropriétaires et tiers.

- Classe 5 : comptes financiers.

- Classe 6 : comptes de charges.

- Classe 7 : comptes de produits.

D’autre part, une écriture comptable doit comporter des mentions obligatoires telles que :

libellé, date et numéro de facture, date et référence du paiement, période et objet de l’appel de fonds. Les opérations sont toujours enregistrées en TTC (toutes taxes comprises), mais il est recommandé de faire apparaître le taux et le montant de la TVA.

 Les documents comptables sont tenus par le syndic et doivent contenir le livre-journal qui enregistre chronologiquement les opérations, le grand livre des comptes du syndicat qui contient l’ensemble des comptes de la nomenclature comptable ainsi que la balance des comptes qui présente de manière exhaustive l’ensemble des comptes.

 L’exercice comptable est étalé sur 12 mois. Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l’exercice. Les comptes sont soumis, pour approbation, à l’assemblée générale, au moins une fois l’an. Après la clôture de l’exercice, le syndic dispose au maximum de six mois pour présenter les comptes. Cette présentation est elle-même encadrée par une obligation qui tient en cinq tableaux :

 -  L’annexe 1 : Etat financier après répartition à la clôture de l’exercice.

- L’annexe 2 : Compte de gestion générale et budget prévisionnel.

- L’annexe 3 : Compte de gestion pour les opérations courantes de l’exercice clos et budget prévisionnel de l’exercice.

-  L’annexe 4 : Compte de gestion pour les travaux et opérations exceptionnels.

-  L’annexe 5 : Etat des travaux et opérations exceptionnels non clôturés à la fin de l’exercice.

 

Les règles comptables sont allégées pour les copropriétés de moins de dix lots et un budget prévisionnel inférieur à 15 000 €. Elles ne sont pas soumises à la comptabilité en partie double, mais doivent établir un budget prévisionnel.

 

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